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2021 : repenser ses modes de communication et méthodes de travail

9 févr. 2021

L'évolution de l’environnement de travail se positionne comme un sujet stratégique et continue d’évoluer notamment au regard des impératifs liés à la crise sanitaire actuelle. Dans ce contexte, en 2020, de nombreuses entreprises ont prouvé qu’il était possible de travailler avec des équipes distantes grâce aux technologies orientées collaboration. Cela ne s'applique pas seulement aux grandes entreprises, mais aussi aux PME et TPE, qui, si elles n'étaient pas déjà technophiles, l'étaient certainement beaucoup plus à la fin de l'année.

Cependant, pour certaines organisations, 2020 a été une année très difficile au niveau du moral des équipes. Cela était en partie dû à l'isolement social, mais aussi au type d’outils utilisés pour communiquer et collaborer à distance. Dans de nombreux cas, des solutions « d’urgence » avaient été adoptées sans prendre le temps de vérifier qu’elles répondaient bien aux attentes des collaborateurs. Si ces outils ont permis de garantir une certaine continuité d’activité, ils ont souvent eu un impact négatif sur la qualité de l’expérience utilisateur et donc sur le ressenti négatif des équipes.

Repenser en profondeur son environnement de collaboration

La dépendance à l'égard des outils évoqués précédemment n'est donc pas viable à long terme, notamment parce qu'ils ne fournissent pas une intégration avec les autres applications de l’entreprise. Pour donner une réalité concrète aux nouveaux modes de travail, il est indispensable d’offrir aux utilisateurs la même expérience professionnelle en tout lieu et quel que soit le matériel utilisé.

De plus, conserver un ensemble disparate d'applications et d'outils, dont beaucoup ne sont pas conçus pour un usage professionnel, est risqué et coûteux. Par exemple, un outil de visioconférence autonome peut avoir un certain intérêt pour des réunions spontanées, mais que se passe-t-il avant et après ces réunions ? Comment revenir aux notes ou ouvrir l'historique des appels? Comment les sessions sont-elles enregistrées ? Pour des communications et une collaboration efficace, il est nécessaire de s'intégrer de manière transparente avec les autres applications de l'entreprise.  Dans ce contexte, de nombreuses organisations ont déjà compris la nécessité de repenser leurs infrastructures de communication, notamment grâce au cloud.

L’importance des dispositifs de communication unifiée (UCaaS)

Quelle que soit la taille de l'entreprise, les communications unifiées en tant que service (UCaaS) peuvent offrir la performance recherchée. Dans ces nouveaux environnements plus fluides, l'expérience de communication est centrée autour de l'utilisateur. Cela permet de véritables approches de travail flexibles, avec, par exemple, une réunion pouvant être initiée à partir de plusieurs applications. Les visioconférences peuvent se dérouler d'un emplacement et d'un appareil à un autre : il est alors possible de commencer à partir d'un mobile tout en se rendant au bureau, puis de basculer sur un ordinateur portable (sans que les autres participants à la réunion n'en soient conscients).

Le mobile et l’accessibilité occupent une place centrale

Nous pouvons également nous attendre à voir le téléphone mobile se positionner comme un canal principal pour l’approche UCaaS. En effet, il facilite le travail à distance dans un contexte professionnel, que ce soit à domicile ou en déplacement. Par exemple, avec des fonctionnalités telles que la gestion des disponibilités, les managers peuvent suivre les activités des membres de l'équipe. Les utilisateurs de leur côté indiquent leur disponibilité et les partagent au sein d’un agenda commun.

Les collaborateurs peuvent ainsi décider de la manière dont les appels entrants sont traités durant leur journée de travail. Par exemple, si un appel client important est attendu, les appels peuvent être redirigés vers un autre collaborateur qui sera en mesure de répondre lorsqu'un utilisateur appelé est indisponible. L'accessibilité peut également être modifiée à tout moment, et les membres de l'équipe peuvent facilement voir la disponibilité de chacun, ce qui est particulièrement utile en télétravail.

Prédire l’avenir est toujours délicat, mais sur la base des événements de l’année écoulée, nous pouvons être sûrs d’une chose : les entreprises doivent accélérer leur transformation numérique afin d’accroitre leur résilience aux événements et permettre à leurs collaborateurs de travailler dans les meilleures conditions en s’appuyant sur des infrastructures flexibles et sécurisées. Les communications unifiées sont essentielles pour donner un vrai visage à ce nouveau mode de travail.
 

Cet article a été publié sur Economie et Société.

FAQ

Qu'est-ce qui a changé dans les méthodes de communication en 2021 ?

En raison de la pandémie de Covid-19, les méthodes de communication ont évolué pour s'adapter à un environnement de travail à distance. L'utilisation d'outils numériques a augmenté, favorisant la collaboration et le partage d'informations en temps réel.

Comment la façon de travailler a-t-elle changé en 2021 ?

Il y a eu un grand mouvement vers le travail à distance en 2021. Cela a nécessité des adaptations dans la gestion du temps, l'organisation du travail, et a mis l'accent sur de nouvelles compétences telles que l'autodiscipline et la gestion autonome.

Quelles ressources sont disponibles pour aider à adapter les méthodes de communication et de travail ?

Il existe de nombreuses ressources en ligne, y compris des articles de blog d'experts, des tutoriels vidéo, des webinaires et des cours en ligne qui peuvent aider à naviguer dans ce nouvel environnement de travail.

Quelles sont les nouvelles du secteur en 2021 ?

Les actualités du secteur en 2021 sont dominées par les défis et les opportunités créés par le passage à des méthodes de travail et de communication à distance.

Quels conseils les experts donnent-ils pour s'adapter à ces nouvelles méthodes de travail et de communication ?

Les experts recommandent d'adopter une approche flexible, d'apprendre à utiliser efficacement les outils numériques, de maintenir une communication ouverte et transparente avec les collègues, et de prendre soin de sa santé mentale et physique lors du travail à distance.

Comment la messagerie téléphonique soutient-elle le travail collaboratif ?

La messagerie téléphonique, avec son approche instantanée et mobile, soutient le travail collaboratif en permettant une communication fluide et continue entre les membres de l'équipe, quel que soit leur emplacement.

Quels sont les avantages du déploiement de terminaux mobiles informatiques dans une infrastructure collaborative ?

Le déploiement de terminaux mobiles informatiques dans une infrastructure collaborative offre une flexibilité et une agilité accrues. Il permet un accès facile à la messagerie instantanée, la téléphonie VoIP, les conversations vidéo et autres outils de communication, renforçant ainsi la collaboration.

Qu'est-ce que la téléphonie IP (VoIP) et comment s'intègre-t-elle aux solutions de télécommunications collaboratives ?

La téléphonie IP (VoIP) utilise l'infrastructure Internet existante pour transmettre les appels vocaux, ce qui rend les télécommunications plus rentables et plus flexibles. Associée à des solutions collaboratives, elle facilite la communication entre les équipes fixes et mobiles et améliore la gestion des appels via le standard téléphonique.

Comment la messagerie vocale s'intègre-t-elle dans le travail collaboratif ?

La messagerie vocale offre une méthode alternative de communication lorsque les appels téléphoniques directs ne sont pas possibles. Elle permet de laisser des messages détaillés qui peuvent être consultés à tout moment, favorisant ainsi une communication efficace dans un environnement de travail collaboratif.

Quel est le rôle des solutions PABX et RTC dans une infrastructure de télécommunications collaborative ?

Les systèmes PABX et RTC fournissent une infrastructure de communication robuste et fiable, permettant une intégration transparente des services de téléphonie fixe et mobile, de messagerie vocale, de fax et de vidéoconférence. Ces systèmes jouent un rôle crucial dans le soutien du travail collaboratif et l'agilité des télécoms.

Comment le centrex contribue-t-il à l'amélioration de la relation client dans un environnement de travail collaboratif ?

Le centrex, en tant que système téléphonique hébergé, offre des fonctionnalités de communication avancées qui améliorent la relation client. Il permet de gérer efficacement les appels entrants et sortants, fournit des fonctionnalités de messagerie instantanée et de vidéoconférence, et facilite la collaboration entre les équipes fixes et mobiles.