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Tout d’abord, les entreprises doivent être saluées pour la rapidité avec laquelle leurs collaborateurs ont su s’approprier le travail à distance en un temps record. Dans ce contexte, les solutions de communication unifiée et de collaboration fournies dans le Cloud ont grandement facilité le télétravail et aidé les organisations à s’adapter rapidement à la crise que nous traversons. Au regard de ces éléments, les entreprises de toutes tailles ont pris conscience que la collaboration à distance était possible pour un grand nombre de personnes.
Pour autant, les professionnels doivent déterminer si leur organisation actuelle sera adaptée aux défis et nouveaux usages à venir (notamment au niveau de l’intégration avec des applications métiers ou en termes de sécurité et de confidentialité des échanges). Ces éléments sont stratégiques au regard de l’importance du nombre de collaborateurs qui travaillent et travailleront désormais à distance, que ce soit à leur domicile ou en situation de mobilité.
Quelques points à considérer pour sélectionner une solution de collaboration et de communication unifiée de qualité :
Il est important de pouvoir savoir par où transitent et où sont éventuellement stockées les données relatives à vos communications. En effet, le traitement des données personnelles des citoyens européens doit toujours être conforme au RGPD. Lorsque le traitement des données est réalisé en dehors de l’Espace économique européen, la conformité au RGPD ne peut pas toujours être garantie. De plus, le RGPD a des règles très spécifiques qui interdisent le traitement des données en dehors de l’UE, sauf si certaines conditions sont remplies. C’est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour des solutions de communication unifiée et de collaboration qui ne stockent que des données en France ou au sein de l’EU. Cela étant dit, même avec les fournisseurs européens, il est nécessaire d’évaluer leurs politiques de conformité au RGPD et les moyens qu’ils utilisent pour garantir cette confidentialité : cryptage des données, etc.
Une solution de communication unifiée et de collaboration efficace ne doit pas « imposer » une nouvelle façon de travailler aux collaborateurs, en particulier en ce moment où échanger dans un environnement virtuel est si important pour la productivité et le moral. D’autres facteurs sont également à considérer parmi lesquels nous pouvons citer par exemple : la facilité et le confort d’utilisation à la fois depuis son ordinateur mais aussi sur son smartphone pour lequel on parle de plus en plus de solutions dites « Mobile-First », ou le choix entre les différents modèles de déploiement plus ou moins contraignants en termes d’accès à distance et de connectivité (cloud public ou privé, voire sur site pour les plus conservateurs).
Il faut aussi permettre aux utilisateurs de se connecter facilement à leurs applications professionnelles et métier (CRM, etc.) et d’y intégrer leur solution de communication. Cela évite le risque d’avoir des applications cloisonnées qui auront un impact négatif sur la productivité de l’entreprise. Enfin, il faut privilégier des outils de communication unifiée qui s’intègrent parfaitement aux agendas et aux répertoires de contacts avec une « présence enrichie », permettant ainsi de savoir si les collaborateurs sont disponibles pour lancer par exemple un appel audio ou une visioconférence sans se limiter à l’asynchronisme des emails et du chat.
Ces quelques éléments, pour la plupart de bon sens, sont des pistes fondamentales pour permettre aux PME de faire les bons choix et d’initier un projet de communication unifiée professionnel et pragmatique.
Cet article est publié sur Solutions-numeriques.com
La collaboration à long terme fait référence à des partenariats durables qui favorisent la croissance et l'innovation.
Les solutions de communication pour la collaboration comprennent des plateformes de messagerie instantanée, des outils de partage de fichiers, des logiciels de vidéoconférence, entre autres.
La technologie de l'information facilite la collaboration en permettant le partage, le stockage et la gestion des informations de manière efficace et sécurisée.
La connectivité unifiée est une approche qui intègre tous les modes de communication et de collaboration en un seul système.
La communication d'entreprise favorise la collaboration en facilitant le partage d'idées, la résolution de problèmes et la prise de décisions collectives.
La collaboration peut améliorer la productivité des employés en favorisant l'échange d'idées, en réduisant les doublons de travail et en boostant l'engagement des employés.
La sécurité des données peut être assurée en utilisant des plateformes sécurisées, en employant le chiffrement et en effectuant des audits réguliers de sécurité.
L'infrastructure de réseau facilite la connectivité et l'échange d'informations, éléments clés de la collaboration.
Le télétravail nécessite une collaboration efficace, car les employés ne sont pas physiquement présents au même endroit. Les outils de collaboration à distance sont donc essentiels.
La transformation digitale influence la collaboration en modifiant la façon dont les individus interagissent et travaillent ensemble, rendant possible la collaboration à distance et en temps réel.
L'infrastructure téléphonique est l'ensemble des équipements et des réseaux nécessaires pour la transmission de la voix et des données.
La messagerie instantanée permet l'échange de messages textuels en temps réel entre deux ou plusieurs utilisateurs par l'intermédiaire d'un logiciel ou d'une application.
Les terminaux utilisés dans la télécommunication peuvent varier de téléphones fixes et mobiles, d'ordinateurs, de tablettes et d'autres dispositifs de communication.
"Nos solutions téléphoniques" peuvent comprendre une gamme de services, y compris la VoIP, la messagerie vocale, la téléphonie sur IP et la vidéoconférence.
La VoIP, ou Voice over Internet Protocol, est une technologie qui permet les appels vocaux à travers le réseau Internet au lieu des lignes téléphoniques traditionnelles.
La messagerie vocale instantanée permet aux utilisateurs d'enregistrer et d'envoyer des messages vocaux qui peuvent être écoutés presque immédiatement par le destinataire.
La téléphonie IP, ou téléphonie sur Internet, est une technologie qui convertit la voix en paquets de données numériques qui peuvent être envoyés sur un réseau IP.
Le fax moderne peut être envoyé et reçu par des moyens numériques, souvent intégré à une solution de communication unifiée qui combine la téléphonie, la messagerie instantanée, le courrier électronique et la vidéoconférence.
La solution de communications unifiées est une plateforme qui intègre différents canaux de communication, tels que la voix, la vidéo, la messagerie instantanée et le partage de données en un seul système.
La téléphonie sur IP est une technologie qui permet de faire des appels téléphoniques via Internet, réduisant ainsi les coûts et améliorant la flexibilité par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels.
Un standard téléphonique est un système qui gère les appels entrants et sortants d'une organisation. Il peut être un système physique (PBX) ou basé sur le cloud (Centrex).
Le RTC, ou Réseau Téléphonique Commuté, est le réseau téléphonique traditionnel qui utilise la commutation de circuits pour permettre les appels vocaux.
Le collaboratif dans le domaine des télécommunications fait référence à des outils et des technologies qui facilitent la collaboration et la communication entre les membres d'une équipe, tels que la messagerie instantanée, la vidéoconférence et le partage de fichiers.
Le PABX, ou Private Automatic Branch Exchange, est un système téléphonique privé utilisé dans les entreprises pour gérer les appels internes et externes.
Centrex est un service de téléphonie hébergé par un fournisseur de services, permettant aux entreprises de bénéficier des fonctionnalités d'un PBX sans avoir à maintenir l'équipement eux-mêmes.
Le système téléphonique dans une entreprise est un système qui permet la communication vocale interne et externe. Il peut s'agir d'un système traditionnel (PABX), d'un système basé sur
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