Blog van Terry Aurik: Is digitalisering een keuze of noodzaak voor het MKB?

Terry Aurik, CEO van Voiceworks

De huidige crisis geeft een gigantische impuls aan digitalisering. Halsoverkop worden slimme communicatieoplossingen door bedrijven op afstand geïmplementeerd. Medewerkers moeten van de een op de andere dag gebruik maken van videobellen, VPN-verbindingen, interne communicatietools en een zakelijke telefoondienst. Ze zoeken hun weg via allerlei digitale middelen om zowel intern als extern te communiceren en samenwerken. Gelukkig kunnen kenniswerkers zo voor een groot deel hun werk blijven doen. Maar is er in het begin van de crisis wel gekozen voor de juiste tools? En hoe gaat dat nu verder?

Uitdagende tijden
Ondanks dat ik digitalisering zie als een positieve ontwikkeling, brengt deze digitale stroomversnelling ook onzekerheid en uitdagingen met zich mee. Omdat veel mkb bedrijven voor het eerst versneld moesten digitaliseren, hadden ze weinig ruimte om grondig na te denken over hun digitale strategie. Ze moesten ineens de juiste communicatietools kiezen om thuis te kunnen werken. En er was een directe noodzaak om te zorgen voor integratie met andere bedrijfsapplicaties. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van de zakelijke telefoondienst aan de laptop. Maar vooral ook de overwegingen over zaken zoals dataveiligheid en privacy werden ineens urgent. Aangezien de gemiddelde mkb’er over het algemeen minder middelen en tijd heeft om zich hierin te verdiepen – in vergelijking met een groot bedrijf met een gespecialiseerde IT-afdeling – blijkt dit in de praktijk een stuk lastiger. Wat je in dat geval vaak ziet: de business gaat voor, de randzaken komen later. Terwijl het juist nu we misschien nog maanden thuiswerken belangrijk is dat ondernemers bewuste keuzes maken en kiezen voor een digitale strategie die past bij hun organisatie.

Of dit ‘het nieuwe normaal’ is moeten we natuurlijk nog afwachten, maar de wereld is sowieso veranderd op digitaal gebied. Dit vraagt om een sterke digitale strategie. Maar waar moet de Nederlandse mkb’er eigenlijk op letten? Ik geef hieronder wat tips.

Verzet je afspraken niet

Het lijkt misschien verleidelijk om afspraken te verzetten, maar de realiteit is dat we niet weten hoe lang deze situatie precies gaat duren. Premier Rutte gaf tijdens de persconferentie op 21 april aan dat we pas aan het begin staan van deze crisis. Ik merk dat sommige ondernemers salesafspraken uitstellen. Doe dat niet! Voor de bedrijfscontinuïteit is het belangrijk om dit soort dingen door te laten gaan. Kijk dus of je het op een andere manier kunt inrichten door iemand uit je netwerk uit te nodigen via een toegankelijke videoconference tool. Door elkaar digitaal te ontmoeten kun je nog steeds belangrijke sales kansen spotten.

Maak gebruik van communicatiemiddelen op maat

Thuiswerken hoeft niet ten koste te gaan van productiviteit en samenwerking. Zorgen voor de juiste tools is belangrijk. Sommige bedrijven hebben al goede en veilige oplossingen voor zakelijke chat, telefonie en video beschikbaar binnen de organisatie. Mocht dit niet het geval zijn of heb je in de eerste weken te snel gekozen voor een gratis dienst of iets dat toch niet helemaal goed aansluit bij jouw business, dan is dit een goed moment om dat te onderzoeken en op te pakken. Welke criteria zijn belangrijk? Wil je veel videobellen, heb je opslagruimte in de cloud nodig, met hoeveel mensen wil je tegelijkertijd kunnen bellen. Dat zijn allemaal relevante factoren.

Als je passende tools hebt gevonden waarmee je volwaardig met elkaar kunt communiceren, dan maakt de afstand veel minder uit. Nu niet en ook straks niet. Als we allemaal vaker thuis gaan werken nu we er eenmaal aan gewend zijn wordt dat steeds vanzelfsprekender.

Maak plaats voor digitale bedrijfsvoering

Natuurlijk hopen we allemaal dat deze crisis zo snel mogelijk voorbij is, maar probeer ook de mogelijkheden te zien voor een nieuwe bedrijfsvoering, die misschien wel blijvend is. Neem bijvoorbeeld een partner van ons uit de zorgsector. Zij hebben Coligo MEETINGS snel en succesvol uitgerold bij hun klanten waardoor huisartsen nu online contact met patiënten hebben. Dit bevalt zo goed dat ze zich afvroegen: waarom hebben we dit niet veel eerder gedaan? Hetzelfde zien we gebeuren in het onderwijs of de makelaardij, waar online les wordt gegeven of virtuele hometours worden gehouden. En waarom zouden we straks nog allemaal vijf dagen in de auto stappen om in de file te staan op weg naar kantoor? Het gebruik van flexibele werktijden en flexplekken kan ook bijdragen aan het verminderen van de druk op het Nederlandse wegennet. Het initiatief Uit de File – aan het Werk maakt zich hier hard voor. En wie weet werken we straks wel standaard digitaal en komen we vooral samen in real life als dat de juiste toegevoegde waarde heeft.

Optimaliseer SEO/ SEA

Het is in deze bijzondere tijden nog belangrijker dat je je doelgroep kent en dat je weet waar en op welke manier ze naar informatie zoeken. Breng dit in kaart zodat je weet hoe je potentiële klanten kunt bereiken. Ook kun je op deze manier bijvoorbeeld een strategie bedenken om je te onderscheiden van de concurrentie en je online vindbaarheid te vergroten. Online communicatie is belangrijker dan ooit.

Ik weet dat we in een crisistijd zitten en dat je het liefst geld wilt besparen, maar mijn advies is om hier professionals voor in te schakelen. Online vindbaarheid is een vak apart en als je het goed wil doen dan is het verstandig om je te laten informeren.

Niets doen is geen optie
De coronacrisis raakt linksom of rechtsom iedereen en ook het bedrijfsleven blijft hierbij niet ongeroerd. Toch is het belangrijk dat we niet stilzitten, geen business as usual maar business continuity. Ondernemend Nederland toont zich veerkrachtiger dan ooit en zet alle zeilen bij om toch productief te zijn en hun klanten te blijven bedienen – zij het via nieuwe, digitale wegen. Wegen die we wellicht na de crisis blijven bewandelen, omdat ze ons goed bevallen.