KNNS – Maaswaal college

• Goedkopere telefonie-oplossing door o.a. gratis onderling bellen. 

• Volledige bereikbaarheid en flexibiliteit op alle locaties. 

• Gestructureerd en gekanaliseerd telefoonverkeer; wat wil zeggen: al het verkeer loopt via één “centrale”. 

• Iedereen is altijd en overal bereikbaar op de manier die ze zelf graag willen. 

• Inzicht in de kosten doordat alles op 1 factuur staat. 

• Minimaal onderhoud door stabiel en betrouwbaar platform 

Het Maaswaal College is een middelbare school in Wijchen. Zij hebben de beschikking over 3 verschillende locaties en er werken in totaal zo’n 300 medewerkers. De verouderde centrales waren aan vervanging toe, en ze wilden de kosten graag omlaag brengen. Daarnaast was volledig zelf te beheren bereikbaarheid van belang. Ook wilden ze niet meer afhankelijk zijn van oude hardware en flexibel blijven met het oog op mogelijke wijzigingen binnen de organisatie. Zij besloten KNNS in te schakelen om dit vraagstuk op te lossen. Na een verkenningstraject over meerdere aanbieders is KNNS als partner verkozen boven de anderen. 

Na het inventariseren van de behoeften van het Maaswaal college kwam daar de volgende setup uit: 

• 76 Managed Voice Lite users (Hosted telefonie) 

• 44 Managed Voice users (Hosted telefonie) 

• 22 Managed Mobile users (Vast-mobiel integratie) 

• 2 callmanagers 

• 3 Fiber to the home (FttH) verbindingen 

• Yealink toestellen voor alle lokalen, centrale bedienposten en overige locaties 

• Refurbished Apple iPhones voor mobile users 

• Plantronics headsets voor centrale bedienposten en absentie coördinatoren 

• HP-switches en draytek modem/routers 

Alle locaties hebben de beschikking gekregen over een snelle glasvezelverbinding. Deze infrastructuur biedt een solide en snelle basis voor de onderlinge communicatie. Alle lokalen zijn voorzien van Managed Voice Lite functionaliteit, in combinatie met een toestel met slechts vier keuzemogelijkheden. Naar buiten bellen is geblokkeerd. Managed Voice Lite is bedoeld voor toestellen waar geen vaste gebruiker of werkplek aan gekoppeld is. Toestellen met een algemene rol en plek in een bedrijf, die gebeld kunnen worden en waarmee uitgaand kan worden gebeld zonder bijzondere behoefte aan geavanceerde functionaliteit. En dit tegen een gereduceerd tarief. Voor een onderwijsinstantie is dit ideaal omdat docenten veelal wisselen van lokalen. Hotdesking is standaard in alle vormen van Managed Voice, waardoor docenten altijd bereikbaar zijn op hun eigen doorkiesnummer. Ongeacht de locatie! 

De werkplekken die meer functionaliteit vragen zijn aangesloten op Managed Voice. Denk hierbij aan de administratie, receptie, roostermakers etc. Zij kunnen wel naar buiten bellen en hebben tevens de beschikking over zeer geavanceerde functies. Additioneel hebben de recepties van beide leslocaties de beschikking gekregen over de “Call Manager” add-on waarmee ze gesprekken kunnen doorverbinden, in een wachtrij kunnen plaatsen en realtime de status en beschikbaarheid van collega’s kunnen inzien. Is die ene docent dus afgemeld omdat hij ziek is, dan wordt dit direct zichtbaar voor de receptie. Dit bespaart veel tijd en gedoe en zorgt ervoor dat de “klanten” sneller kunnen worden geholpen. 

Tot slot hebben stafleden en afdelingsleiders de beschikking gekregen over Managed Mobile. Deze mensen zijn vaak onderweg en daarom was de behoefte aan een mobiele oplossing aanwezig. Met Managed Mobile zijn ze altijd op 1 doorkiesnummer bereikbaar, zowel op hun vaste als mobiele toestel. Daarnaast is er een koppeling gemaakt met bereikbaarheidsapp Reach zodat ze tot in detail hun beschikbaarheid kunnen instellen. In de ochtend tussen 9.00 en 11.00 niet bereikbaar zijn op mobiel, maar wel op het vaste toestel? Of misschien juist andersom? Alles wat in te stellen is, kun je hier inregelen. Dit zorgt voor ultieme flexibiliteit en vrijheid. 

Het onderwijs maakt steeds meer gebruik van IT en communicatiemiddelen voor hun lesmethoden. Belangrijk is dan ook dat de implementatie niet te lang duurt, en het lesprogramma niet in gevaar komt. Het mooie van de oplossing die wij hebben geboden is dat deze vlekkeloos te implementeren is. Binnen een ochtend was de overstap gerealiseerd. Sterker nog: om 9.00 uur vond de portering plaats en om 9.02 uur was men weer bereikbaar. Na het omruilen van twee toestellen die doa aangeleverd waren, was iedereen voorzien van nieuwe mogelijkheden. 

Na de overstap bleek er een behoefte te ontstaan aan ondersteuning voor de nieuwe situatie. Docenten moesten bijvoorbeeld op een andere manier gaan denken om ze direct intern de juiste collega’s konden bellen, zonder tussenkomst van de receptie. Ook het aan- en afmelden per lokaal vroeg enige uitleg. KNNS heeft de klant hierin kunnen ondersteunen middels twee kennissessies aan direct verantwoordelijken van de afdelingen ICT, inkoop en facilitair. Na deze sessies is er nog 1 sessie op locatie geweest voor alle twaalf afdelingshoofden. Zo was ineens duidelijk wat men kon verwachten en waren de belangrijkste stakeholders op de hoogte van de mogelijkheden en werking van het systeem.